"Zum Tee, bitte!"

Der Pro-Kopf-Verbrauch an Tee ist im traditionellen Teetrinkerland Großbritannien mit 250 Litern im Jahr zwar etwa 10 mal so hoch wie in Deutschland – die deutschen Teetrinker scheinen jedoch die qualitätsbewussteren zu sein. Der deutsche Verbraucher bevorzugt die qualitativ hochwertigeren und damit auf dem Weltmarkt relativ knappen und teuren Tees, ganz anders als in Großbritannien beispielsweise. Das traditionsreiche Hamburger Großhandelsunternehmen Castle Tea Co. GmbH zählt zu den renommierten Importeuren feinster Teesorten.

Erlesene Produkte aus aller Welt
Das Angebot des 1937 in der Hansestadt gegründeten Unternehmens umfasst die Produkte um Windsor-Castle Tea und reicht von Schwarztees aus den berühmten Anbaugebieten Indiens, Ceylons oder Chinas bis zu Grüntees oder Spezialitäten wie geräuchertem Tee aus China. Tee bildet aber nur einen Teil des Warenangebotes, etwas mehr als die Hälfte des Umsatzes erwirtschaftet das Unternehmen mit hochwertigen Feinkostmarkenprodukten aus aller Welt. Feine Konfitüren kommen aus England und Sizilien, Bio-Pilze aus der inneren Mongolei und Tibet, Wildpreiselbeeren aus Skandinavien, handgefertigte Kettle Chips aus den USA.

Beliefert mit den erlesenen Produkten werden Großkunden und europäische Handels­ketten wie Metro, REWE, Lidl, Wal-Mart, Karstadt. Die Auslieferung erfolgt dabei fast völlig dezentral, das heißt, dass z.B. jedes Karstadthaus direkt beliefert wird. Ein erheblicher Teil der Waren wird über Handelsvertretungen verkauft.

Die EDV wurde den Anforderungen nicht mehr gerecht
Neue Anforderungen an die Abbildung und durchgängige Verwaltung von Produktchargen, Themen wie MHD, EAN, ILN, NVE aber auch der Wunsch von Kunden nach papierlosem Belegfluss und Ordermöglichkeit per EDI führte Ende 2002 zu Überlegungen für ein neues Warenwirtschaftssystem. Die bisher eingesetzte Lösung konnte den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Hinzu kam, dass die Software vom Lieferanten nicht entsprechend weiterentwickelt wurde und auch die Anforderungen des Unternehmens an eine moderne Lagerverwaltung nicht ausreichend abgedeckt wurden. Nach einem intensiven Auswahlverfahren stand fest, dass die Lösung SYSTEM4 der bbt electronics GmbH aus Bad Zwischenahn, die am besten geeignete für Castle Tea ist. Die Entscheidung wurde aufgrund der durchgängig überzeugenden Funktionalität getroffen. Zudem war es für Castle Tea wichtig, dass die Lösung flexibel und leicht an individuelle Geschäftsprozesse oder neue Anforderungen anpassbar ist. Besonderer Wert wurde auch auf die handelsübliche Abbildung von Konzernstrukturen und Konditionen (Verbände, Listung, Kontrakte und Zentralregulierung) gelegt. „Die Alternativen waren entweder zu groß und unflexibel oder hatten ihren Ursprung in der Industrie oder Finanzbuchhaltung – und waren damit als Warenwirtschaftssystem nach unseren Vorstellungen unbrauchbar“, erläutert Hans Otto Grelck, Geschäftsführer Castle Tea, die Entscheidung. „Hinzu kam die Erwartung an eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen dem Lösungsanbieter und uns – bei der bbt electronics hatten wir von Anfang an das Gefühl, dass unser Geschäft verstanden wird und der Anbieter flexibel genug ist auf unsere Anforderungen und Wünsche einzugehen.“

Transparente Geschäftsprozesse – mehr Sicherheit in der Lagerwirtschaft
Die Implementierung der neuen IT-Lösung wurde „on time“ und „on budget“ durchgeführt, wobei sich die komplette Übernahme der Altdaten als recht zeitintensiv herausstellte. Pünktlich zum geplanten Termin wurde Herbst 2003 in Echtbetrieb gegangen. Die Projektgesamtkosten konnten auch durch den geringen erforderlichen Trainingsaufwand niedrig gehalten werden – als Key User war lediglich eine Mitarbeiterin des Verkaufs in die Implementierung involviert, bei den übrigen Mitarbeitern reichte ein „Training on the job“, um sicher mit dem Warenwirtschaftssystem arbeiten zu können. Als wesentlicher Vorteil stellte sich auch die problemlose Anpassung des Systems an individuelle Arbeitsplatzerfordernisse heraus – nach vorheriger Rechtevergabe kann der User mit Drag und Drop Masken, Felder oder Tabellen entsprechend seinen Anforderungen einstellen. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Derzeit arbeiten etwa 15 User mit dem System.

Mit der Einführung von SYSTEM4 konnten alle Prozesse vom Einkauf (inkl. Lohnfertigung, zentrale Warenvereinnahmung) über die Lagersteuerung und Sammelkommissionierung bis zum Vertrieb (inkl. Reklamationsmanagement, Intrastat, DSD, Auftragszuteilung) und Versand abgebildet werden. Für das Finanzmanagement ist die Varial Softwarelösung mit SYSTEM4 integriert. Positive Effekte machten sich bereits kurz nach dem „go live“ der neuen Lösung bemerkbar, bessere Auswertungsmöglichkeiten bieten ein klareres und vor allem aktuelles Bild der Unternehmenssituation und der Bestände.

Der gesamte Bereich der Lagerbuchung bietet die erforderliche Sicherheit für eine lückenlose Bestandsführung. Eine Artikelauswertung oder Bestandsbewertung ist jetzt „auf Knopfdruck“ möglich, MHD und Chargenverwaltung werden durchgängig abgebildet. Die Lagerverwaltung genügt endlich dem Anspruch von Castle Tea und bildet die Voraussetzung für eine effiziente Auftragsabwicklung. Und wichtige Großkunden wie Metro, Fegro oder Globus nutzen längst die Bestellabwicklung per EANCOM/ EDIFACT. Die Erwartungen an das neue System wurden also in vollem Umfang erfüllt. „Es haben sich natürlich Rationalisierungseffekte und eine deutliche Produktivitätssteigerung ergeben aber diese Punkte hatten für uns bei der Systemauswahl nicht oberste Priorität“, so Hans Otto Grelck. „Entscheidend waren für uns Sicherheit, Transparenz und Integration unserer Geschäftsprozesse und auch die Zukunftssicherheit die uns SYSTEM4 bietet.“

Papierloser Belegfluss
So ermöglichte erst die Einführung des neuen Warenwirtschaftsystems auch die Integration eines ECM (Enterprise Content Management) -Systems in die IT-Infra­struktur. "Die offene Architektur von SYSTEM4 erlaubte uns die Integration einer ECM-Lösung, mit der wir unsere Geschäftsdokumente langfristig und revisionssicher archivieren können", so Hans Otto Grelck. Über einen Workflow in SYSTEM4 und der direkten Übergabe von Indexdaten steuern die Mitarbeiter von Castle Tea, wann die Geschäftsdokumente archiviert werden sollen. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt benutzerfreundlich direkt aus dem Warenwirtschaftssystem selbst. Nach über einem Jahr absolut problemfreien Einsatzes geht Castle Tea daran weiteres Optimierungspotential zu nutzen das die Warenwirtschaftlösung bietet. Derzeit wird eine Funkscanneranbindung (EAN 128) in das System integriert, MHD und Chargen werden zukünftig direkt an den Lieferschein geheftet, und zusammen mit Großkunden wird der elektronische Lieferschein getestet. Das Traditionsunternehmen Castle Tea hat mit der Entscheidung für ein modernes, anforderungsgerechtes Waren­wirtschaftssystem die Grundlage für sein weiteres Wachstum im Segment der hochwertigen Feinkostprodukte und Tees geschaffen – bei dem deutschen Teetrinker wird sicher auch weiterhin Qualität über Quantität stehen.

Castle Tea Co. GmbH
Brandstücken 16
22549 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 - 807879 0
Telefax: +49 (0) 40 - 807879 80
www.castletea.de

 

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